Przykładem współpracy RS z organizacją mającej na celu usprawnienie procesu zamówień pośrednich są nasze relacje z jednym z największych producentów samochodów. Wykorzystując firmę RS jako jednego z kluczowych dostawców produktów do utrzymania, napraw i eksploatacji, organizacja ta napotkała problem w postaci konieczności składania ogromnej ilości małych zamówień. Każde składane zamówienie musiało przejść ręczny proces zgłaszania zapotrzebowania i zostać ręcznie wprowadzone do lokalnego systemu ERP (systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa).

Spowodowało to zdublowanie pracy działu zakupów, na skutek czego czas realizacji każdego zamówienia był długi, a związane z tym koszty wysokie, gdyż każde zamówienie składane poza systemem eProcurement firmy wymagało wygenerowania i wprowadzenia do systemu wewnętrznego zamówienia. Biorąc pod uwagę liczbę transakcji w organizacji tej wielkości, znacznie zwiększało to obciążenie pracą zespołów zakupowych.

Zważywszy na powyższe, istotną wartość ma zmniejszenie kosztów procesu, a nie skupianie się wyłącznie na cenie zakupu.

Ponadto klientowi zależało na zwiększeniu widoczności jego wydatków pośrednich u kluczowych dostawców, od których regularnie dokonywał zakupów, aby móc lepiej identyfikować potencjał dotyczący oszczędności i efektywności. W związku z tym firma chciała zintegrować te systemy w ramach swojego systemu eProcurement.

RS został wybrany w pierwszej fazie dostawców, z którymi producent samochodów chciał się zintegrować. Wynikało to z szerokiego asortymentu produktów oferowanych przez firmę RS, dzięki czemu była ona w stanie zaspokoić całość potrzeb klienta w danej kategorii produktów, a także technicznego doświadczenia posiadanego przez RS w zakresie wdrożeń rozwiązania eProcurement.

Aby zminimalizować niedogodności dla inżynierów i jednocześnie zapewnić dostęp do produktów, danych technicznych, zdjęć i danych o dostępności zapasów, wykorzystano funkcję o nazwie PunchOut. Zapewnia ona bezpieczne połączenie ze stroną internetową RS z poziomu modułu eProcurement klienta. Korzystanie z PunchOut pozwala użytkownikom końcowym u producenta samochodów otworzyć zamówienie we własnym systemie, uzyskać dostęp do strony internetowej RS i zbudować koszyk produktów, który następnie zostanie zaciągnięty z powrotem do ich systemu. Po otrzymaniu szczegółów koszyka, funkcja ta automatycznie wypełnia zamówienie wszystkimi informacjami niezbędnymi dla klienta, gotowymi do wysłania (z uwzględnieniem ewentualnych wewnętrznych zatwierdzeń) bezpośrednio do RS w celu przetworzenia.

Ten nowy, uproszczony proces znacznie skrócił czas procesu składania zamówień, przy jednoczesnym zachowaniu autonomii użytkowników końcowych w zakresie samodzielnego dokonywania zakupów. Dzięki temu zarówno zespół zakupowy, jak i użytkownicy końcowi mogą skupić się na działaniach tworzących wartość dodaną w ramach swoich funkcji.

Całkowite koszty „miękkie” procesu zostały obniżone z 261 000 USD do 165 812 USD, co oznacza oszczędność nieco ponad 95 000 USD. Osiągnięto to poprzez skrócenie czasu realizacji zamówienia ze średnio 89 minut do zaledwie 56 minut. Na czas ten składa się zaledwie 7 minut na złożenie zamówienia (połowa poprzedniego procesu odbywającego się w formie papierowej), uzyskanie zatwierdzenia w 6 minut (połowa czasu poprzedniego procesu) i wyeliminowanie konieczności potwierdzania ceny/dostępności produktu dzięki natychmiastowemu dostępowi do tych informacji (eliminując tym samym 11 minut z poprzedniego procesu). Ponadto nie ma potrzeby opłacania każdego miesiąca poszczególnych faktur, ponieważ RS udostępnia miesięczne jedną zbiorczą fakturę.

Co więcej, korzystanie z jednego zintegrowanego systemu zapewnia klientowi większą przejrzystość w zakresie jego bezpośrednich wydatków. Zgromadzenie wszystkich danych z tysięcy zakupów w jednym systemie umożliwia teraz klientowi analizowanie tych informacji, dzięki czemu może porównać swoje wyniki i ulepszyć strategię dokonywania pośrednich zakupów na przyszłość.

Integracja sama w sobie została przeprowadzona wspólnie przez ekspertów technicznych z obu stron, a proces od początku do końca nadzorował dedykowany specjalista ds. eCommerce z ramienia RS.

Ze względu na dużą liczbę zmiennych związanych z konfiguracją, zespoły zmapowały proces odbywający się wcześniej u klienta, aby sprawdzić, czy nowy proces będzie możliwie najwierniej go odzwierciedlał, pozwalając osiągnąć pożądany wynik i zapewnić, że wszystkie wymagane dane dotyczące zamówień ujęto w jednym systemie. Po rygorystycznych testach, ostateczna wersja systemu została oddana do użytku, a firma RS monitorowała połączenie przez pierwszy miesiąc, zanim projekt integracji uznano za pomyślnie zakończony.

Wreszcie, dane z eProcurement mogą zostać wykorzystane przez klienta do lepszego kontrolowania zapasów. Mając jasny obraz tego, co jest kupowane, ma on możliwość utworzenia profilu zapasów w oparciu o faktyczne zużycie. Oznacza to, że klient musi jedynie przechowywać zapasy, których faktycznie używa (szczególnie na wypadek nieplanowanego utrzymania), podczas gdy kosztowne artykuły, których nie używa regularnie, może zamówić stosownie do potrzeb, korzystając z szerokiej gamy opcji dostawy oferowanych przez RS.