Pandemia COVID-19 okazała się zmorą łańcucha dostaw, której nikt nie przewidział. Zamknięte granice i gwałtownie rosnące koszty transportu w czasie pandemii zmusiły specjalistów ds zamówień do przemyślenia wielu założeń, będących dotychczas siłą napędową łańcucha dostaw.

Weźmy na przykład dostawy „Just-in-time”. Pandemia bezlitośnie ujawniła zależność tej metody od niezawodności dostawców. Efekt ekonomiczny kryzysu doprowadził jednocześnie do zgromadzenia zapasów buforowych – luksusu, na który niewielu może sobie pozwolić.

Po pierwsze nie wolno ulegać pokusie dywersyfikacji bazy dostawców materiałów MRO (ang. Maintenance, Repair and Operations). Kluczowym podejściem jest korzystanie ze swojej podstawowej grupy dostawców, którym ufamy i wobec których możemy liczyć na pewność dostawy. Racjonalizacja dostawców była najczęstszą strategią efektywności zamówień wymienianą w raporcie dotyczącym zamówień pośrednich, nad którym pracowaliśmy we współpracy z organizacją Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) w czasie pandemii.

„Istnieje wyraźna presja na racjonalizację dostawców. To dobre podejście i należy je realizować, choć szczerze uważam, że obecnie powinno się raczej myśleć o odporności w łańcuchu dostaw, a nie racjonalizacji – twierdzi dr John Glen, ekonomista CIPS i profesor wizytujący w Cranfield School of Management.

„Jak w długoterminowym projekcie, w ciągu najbliższych 6–18 miesięcy powinniśmy zarządzać raczej odpornością i ryzykiem w łańcuchu dostaw, a racjonalizację zostawić na później”.

Gdy łańcuchy dostaw materiałów MRO są pod presją, ważne jest szybkie działanie umożliwiające kontynuowanie produkcji. Ważne jest również, aby zastanawiać się nad konsekwencjami działań nadzwyczajnych – mówi David Loseby, dyrektor ds. zaopatrzenia w spółce Rolls-Royce.

„Gdy zdarza się coś takiego, jak pandemia, podejmując działania trzeba mieć pewność, że nie wyrządzą one dalekosiężnych szkód. Co mogę zrobić, aby utrzymać się przez jakiś czas w sposób przejrzysty dla organizacji? – pyta.

Mówiąc prościej, czy wydatki wzrosły czy spadły? Zawsze istnieje ryzyko pomyłki – ostrzega.

Jak twierdzi Loseby, nie wolno po prostu przerzucić się na innego dostawcę, trzeba opracować elastyczny łańcuch dostaw, zapewniający możliwość reagowania w obliczu zmieniających się okoliczności. „Realia są takie, że nie możemy utrzymywać zapasów buforowych wartych miliony funtów” – mówi.

Glen i Loseby zgadzają się, że wydajność i odporność nie muszą być sprzeczne. Korzystanie z rozwiązań eProcurement i Vendor Managed Inventory (VMI), o które dba godny zaufania i stabilny partner w zakresie zamówień, może pomóc w zapewnieniu przyszłych korzyści w łańcuchu dostaw.

Błędem jest sądzić, że odporność łańcucha dostaw zależy wyłącznie od tego, co wchodzi do firmy. Nie można skutecznie zaplanować dostaw w procesie zamówień, jeśli się nie ma widoczności na to, co jest zużywane.

„Firmy posiadające wiele zakładów mają zwykle niewielką widoczność zapasów” – mówi Alex Davies, dyrektor ds. rozwiązań w zakresie zamówień klientów w RS.

„Tutaj chodzi przede wszystkim o jakość danych” – twierdzi. „Chodzi o to, z jakich systemów korzystasz i jak współpracujesz z dostawcami. Jeśli masz rozdrobnioną bazę dostaw, a w pozyskiwanie MRO zaangażowanych jest wielu pracowników, najprawdopodobniej jakość danych, do których uzyskujesz dostęp, będzie niska.

„Jeśli zastosujesz bardziej dojrzałe podejście i połączysz siły z dostawcą takim jak RS, przekonasz się, że możesz mieć dostęp do znacznie bardziej wartościowych danych i rozwiązań, dzięki którym utrzymasz odpowiedni poziom zapasów”.

Choć jest redukcja kosztów pozostaje najważniejszym priorytetem, najlepszymi strategiami, które firmy stosują w odniesieniu do zapasów MRO, są zrównoważone i etyczne zamówienia oraz planowanie ciągłości.

„Aby osiągnąć te cele trzeba współpracować z zaufanymi partnerami, dążącymi do wspólnych celów. Ważne jest, aby w ramach zamówień realizowany był program zrównoważonego rozwoju oraz plan działania uwzględniający przestrzeganie zasad polityk, procesów i ładu korporacyjnego, które ożywią ten program” – mówi Kate Davies, dyrektor Global Commercial Services.

„Etyczne pozyskiwanie surowców jest coraz ważniejsze zarówno dla zarządów spółek, udziałowców, jak i klientów” – mówi. „Istotne jest, aby uznać zaopatrzenie za kluczowy czynnik motywujący do zmian, pozwalający na kwestionowanie statusu quo i postępowanie zgodnie z etycznymi zasadami pozyskiwania w biznesowych procesach sourcingowych”.

Bardzo niewiele działów zaopatrzenia może korzystać z dodatkowych pracowników, wyznaczonych do zarządzania zrównoważonym rozwojem w łańcuchu dostaw. Warto więc zaoszczędzić czas, korzystając z rozwiązań takich jak VMI i eProcurement – mówi Alex Davies.

Wszystko to składa się na prosty wniosek: odporność łańcucha dostaw zależy od jakości, niezawodności i wiedzy dostawców. Dlatego tak ważne jest, aby współpracować z właściwym dostawcą materiałów MRO i w ten sposób zadbać o odporność swojego łańcucha dostaw.