Obniżenie kosztów konserwacji, napraw i działań operacyjmych (MRO) generowanych przez giganta z branży cukierniczej

Przykładem tego, w jaki sposób firma RS była w stanie pomóc klientowi w przejęciu lepszej kontroli nad kosztami procesów, jest nasza współpraca ze znanym producentem wyrobów cukierniczych, liderem rynku w swojej kategorii o obrotach przekraczających 100 milionów funtów. RS współpracuje z tą firmą od wielu lat i dostarcza szeroką gamę produktów. Obejmuje to produkty elektryczne i automatykę, sprzęt ochrony osobistej, narzędzia i sprzęt testowy, które są używane przez inżynierów utrzymania ruchu, aby pomóc w utrzymaniu ciągłości operacji.

Jako duża organizacja producent wyrobów cukierniczych miał długoterminowy plan usprawnienia procesu zakupów, który obejmował przegląd wszystkich wydatków pośrednich. Dział zaopatrzenia stanął przed wyzwaniem polegającym na ograniczeniu administracji i biurokracji związanej z procesem zakupów, tak aby był on szybszy i wymagał mniej zaangażowania ze strony wielu interesariuszy z całej firmy.

Zazwyczaj klient poświęcał dużo czasu na wyszukiwanie dostawców, którzy oferowali potrzebne im produkty, a następnie porównywanie ofert, składanie zamówień w zespole finansowym i organizowanie dostaw w czasie, który nie miał wpływu na codzienną działalność firmy.

Miał również poczucie, że w procesie zakupów dochodziło do dublowania działań i ręcznego wprowadzania informacji. Krótko mówiąc, proces ten opóźniał zakupy produktów o niskiej wartości, zabierając jednocześnie cenny czas pracownikom na wykonywanie ich podstawowych obowiązków.

Pierwszym etapem było zmapowanie procesu firmy od zamówienia do płatności przez zespół specjalistów firmy RS i kluczowych interesariuszy klienta. Używając kalkulatora kosztów (stworzonego z Chartered Institute of Procurement & Supply), obliczono czas i koszty dla każdego etapu procesu w przypadku każdego zamówienia.

Okazało się, że każde zamówienie trwało 88 minut i kosztowało 74 funty. RS składało ponad 200 takich zamówień rocznie u różnych dostawców. W odpowiedzi na te wyzwania, firma postanowiła wdrożyć system PurchasingManager™.

PurchasingManager™ to internetowy system zarządzania zamówieniami używany razem ze stroną internetową RS. Nabywcy mogą tworzyć konta, przypisywać limity wydatków i centra kosztów, co ułatwia zarządzanie zakupami przez RS. Użytkownicy mogą zamawiać produkty, monitorować dostawy, a prośby o zatwierdzenie idą do współpracowników, którzy szybko akceptują koszty.

System pozwala użytkownikowi końcowemu, zwykle inżynierowi, wejść na stronę RS, wybrać potrzebny produkt, zamówić go i sprawdzić, kiedy nastąpi dostawa. Za kulisami prośba o potwierdzenie jest wysyłana do współpracownika wyższego szczebla, który może szybko zatwierdzić koszt i zamówienie jest przetwarzane.

To rozwiązanie znacząco usprawniło proces autoryzacji i stało się jedynym narzędziem do zatwierdzania zamówień w RS. Klient z branży cukierniczej może teraz składać zbiorcze zamówienia raz w miesiącu, co redukuje czas przetwarzania zamówień do końca miesiąca.

Klient ma teraz uproszczony przepływ pracy z upoważnionymi użytkownikami końcowymi, co znacznie obniżyło koszty przetwarzania, a wszystkie osoby zaangażowane w proces zakupów pośrednich mogą skupić się na działaniach przynoszących korzyści w ramach pełnionych funkcji.

Klient obniżył średni koszt jednego zamówienia z 74 do 46 funtów przed wprowadzeniem PurchasingManager™. Liczba zamówień również wzrosła do 1 089 rocznie, ponieważ skonsolidowano więcej zamówień z RS, ograniczając bazę dostawców. Biorąc pod uwagę nowy koszt zamówienia, oznacza to oszczędność 30 492 funtów rocznie w porównaniu ze starym procesem.

Cały proces zakupów został znacznie przyspieszony, więcej pracowników zamawia od zaufanych dostawców (zamiast korzystać z zakupów lokalnych lub internetowych), co zwiększa zgodność z umowami, a części są z powodzeniem dostarczane wtedy, gdy inżynierowie ich potrzebują, co przekłada się na skrócenie czasu przestojów.

W rezultacie klient przeszedł od nieefektywnego, kosztownego procesu ze zbyt dużą liczbą powielanych zadań i brakiem jasności do wysokiej wydajności z prawdziwą przejrzystością w całym procesie od zakupu do płatności.